Rechtsvorm checken: zo weet je wie je mag benaderen

Twee installatiebedrijven in dezelfde stad, allebei met twintig man personeel en een directeur die Maartje heet. Het ene heet "Installatietechniek Noord B.V.", het andere "Van Dijk Installatie". Het eerste mag je een koude sms of e-mail sturen. Bij het tweede hangt het ervan af, en zonder meer informatie kun je het beter niet doen.

Het verschil zit in de rechtsvorm. In dit artikel lees je waarom die zo belangrijk is, waar je hem vindt en waar het in de praktijk misgaat.

Waarom de rechtsvorm telt

Voor ongevraagde commerciële e-mail en sms geldt artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet. Die maakt onderscheid tussen rechtspersonen en natuurlijke personen:

• Een rechtspersoon (zoals een B.V.) mag je benaderen zonder toestemming, als elk bericht laat zien wie de afzender is en een afmeldmogelijkheid bevat.
• Een natuurlijk persoon mag je alleen benaderen met voorafgaande toestemming.

Een eenmanszaak, VOF, maatschap of CV is geen rechtspersoon. In de uitleg van de ACM vallen ze onder de regels voor natuurlijke personen. Dat de ondernemer zakelijk bezig is, verandert daar niets aan. De rechtsvorm bepaalt dus welk regime geldt, en daarmee of je koude sms en e-mail kunt inzetten. Lees meer in Mag je bedrijven ongevraagd sms'en?

Toevoegingen die je herkent

Veel bedrijven dragen hun rechtsvorm in de naam. Dit zijn de toevoegingen die je het vaakst tegenkomt:

Let op de schrijfwijze: "BV", "B.V." en "bv" betekenen hetzelfde. En een eenmanszaak heeft geen toevoeging. Staat er niets achter de naam, dan weet je dus nog niets.

Waar vind je de rechtsvorm?

Het Handelsregister van de KvK

De betrouwbaarste bron is het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Zoek op bedrijfsnaam of KvK-nummer. Vaak zie je de rechtsvorm al bij de gegevens van de onderneming; wil je het officieel en volledig, dan vraag je een uittreksel op. Voor een handvol contacten werkt dit prima; voor een lijst van duizend niet.

Bestanden met bedrijfsgegevens

Werk je met een bestand van de KvK of van een leverancier van bedrijfsgegevens, dan zit de rechtsvorm er vaak als aparte kolom in. Dat is verreweg het makkelijkst: je hoeft niets op te zoeken, en een kolom is betrouwbaarder dan een naam. Neem die kolom dus mee als je je lijst exporteert.

De website van het bedrijf

Onderaan de website, in de algemene voorwaarden, de privacyverklaring of het colofon staat vaak de volledige naam met KvK-nummer: "Installatietechniek Noord B.V., KvK 12345678". Ook een e-mailhandtekening of offerte noemt soms de juridische naam.

De bedrijfsnaam zelf

"Jansen Bouw B.V." of "Stichting De Brug" zeggen genoeg. Maar de naam is ook de minst betrouwbare bron, zoals je hieronder ziet.

Valkuilen

Een handelsnaam zonder toevoeging

Veel bedrijven gebruiken naar buiten een handelsnaam. "Bakkerij Jansen" kan de handelsnaam zijn van "Jansen Food B.V.", maar net zo goed een eenmanszaak. Zonder toevoeging is de rechtsvorm onbekend, en moet je het opzoeken voordat je iemand benadert.

Holding met werkmaatschappij

Een ondernemer heeft vaak een holding-B.V. met daaronder een werkmaatschappij. Benader de onderneming die je echt bedoelt, en kijk naar de rechtsvorm daarvan. Soms is de werkmaatschappij een VOF of CV waarvan de vennoten zelf B.V.'s zijn. Ook dan blijft het een VOF of CV. Ga in zo'n geval niet zelf redeneren dat het "eigenlijk B.V.'s" zijn, maar behandel het contact als opt-in, tenzij je zeker weet hoe het zit.

De zzp'er met een B.V.

Een zelfstandige met een eigen B.V. is juridisch een rechtspersoon, dus het opt-out-regime geldt. Maar in de praktijk benader je één persoon, vaak op een nummer dat ook privé wordt gebruikt. De AVG geldt dan volop. Wees extra zorgvuldig met je toon, met hoe vaak je iemand benadert en met een afmelding.

Verouderde gegevens

Een eenmanszaak die een B.V. is geworden, of andersom, een B.V. die is opgeheven terwijl de ondernemer als eenmanszaak verdergaat: rechtsvormen veranderen. Een lijst van twee jaar oud kan dus verkeerde rechtsvormen bevatten. Hoe ouder je bestand, hoe belangrijker het is om het te controleren.

Hoe Ontdooi dit automatisch doet

Bij het importeren van een CSV-bestand herkent Ontdooi de kolommen, de telefoonnummers en de rechtsvorm. Voor de rechtsvorm kijkt Ontdooi eerst of je bestand een kolom met de rechtsvorm heeft, zoals in een KvK-export. Is die er niet, dan leest Ontdooi de bedrijfsnaam:

• "Installatietechniek Noord B.V." wordt herkend als B.V.;
• "Stichting De Brug" als stichting;
• "Van Dijk Installatie VOF" als VOF.

Daarna krijgt elk contact per kanaal een oordeel: mag wel, mag niet, of mag alleen met toestemming. B.V.'s, N.V.'s, stichtingen, verenigingen en coöperaties mogen een koude sms of e-mail krijgen, met afmeldmogelijkheid. Eenmanszaken, VOF's, maatschappen en CV's alleen als je hun toestemming hebt vastgelegd.

Wat doe je bij "onbekend"?

Kan Ontdooi de rechtsvorm niet bepalen, dan staat het contact op "onbekend" en wordt het niet benaderd. Bewust: bij twijfel niet versturen. Wat je dan kunt doen:

1. Opzoeken en aanvullen. Zoek de rechtsvorm op in het Handelsregister of op de website, en vul hem aan, bijvoorbeeld door een kolom toe te voegen aan je bestand en opnieuw te importeren. Afmeldingen blijven daarbij gewoon gelden.
2. Een betere bron gebruiken. Heb je veel onbekende contacten, dan is een bestand met een rechtsvorm-kolom vaak sneller dan alles met de hand opzoeken.
3. Laten liggen. Niet elk contact hoeft in je campagne. Een kleinere lijst die klopt, levert meer op dan een grote lijst met risico's.

Checklist

• Neem bij het exporteren van je lijst een kolom met de rechtsvorm mee.
• B.V., N.V., stichting, vereniging en coöperatie: koud benaderen mag, met afzender en afmeldmogelijkheid.
• Eenmanszaak, VOF, maatschap en CV: alleen met toestemming.
• Geen toevoeging in de naam? Dan is de rechtsvorm onbekend tot je hem hebt opgezocht.
• Let op holdings, VOF's met B.V.'s als vennoten en verouderde lijsten.
• Bij twijfel: niet versturen.

Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen situatie, laat het dan toetsen.